Organizacja podróży służbowych – co jest nam niezbędne, aby kompleksowo zaplanować i zorganizować podróż dla pracowników w firmie?

24 lip Organizacja podróży służbowych – co jest nam niezbędne, aby kompleksowo zaplanować i zorganizować podróż dla pracowników w firmie?

Organizacja podróży służbowych wiąże się z koniecznością wykonania szeregu czynności, które mają doprowadzić do kompleksowego zorganizowania wyjazdu dla wybranych pracowników firmy.

Podróże służbowe towarzyszą nam od lat. Są bowiem niezbędnym elementem, który towarzyszy rozwojowi biznesu w kraju i za granicą. Nawiązujemy relacje biznesowe, spotykamy się klientami, prezentujemy swoje rozwiązania w trakcie targów czy konferencji biznesowych, jak również odwiedzamy siedziby firm i zakłady produkcyjne naszych partnerów handlowych.

Aby nasze wyjazdy mogły się odbyć, a finalnie, żebyśmy mogli zrealizować nasze cele biznesowe, niezbędne jest dopięcie wszystkich elementów, które na taką podróż służbową się składają.

Pamiętaj, że podróż służbową możesz zorganizować samodzielnie, ale możesz również skorzystać ze wsparcia podmiotu, który zajmuje się tym w sposób profesjonalny i chętnie Cię w tym wyręczy.

Jakiego typu podróże służbowe zwykle organizują firmy?

Organizacja podroży służbowych może dotyczyć różnego typu wyjazdów. Jest to uzależnione od naszego celu biznesowego. Podobnie, jak możemy wyjeżdżać zawodowo w różne miejsca i destynacje, a także korzystać z różnych środków transportu.

Z punktu widzenia realizacji celu biznesowego podróże służbowe mogą mieć przeznaczenia, takie jak np.:

• organizacja podróży służbowych, w celu udziału w targach, misjach handlowych, konferencjach i innych eventach branżowych
• organizacja podróży służbowych, w celu odbycia spotkań biznesowych z potencjalnymi klientami u nich w siedzibie lub w „neutralnym miejscu”
• organizacja podróży służbowych, w celu wizytacji siedzib firm lub zakładów produkcyjnych naszych partnerów handlowych
• organizacja podróży służbowych na potrzeby wyjazdów serwisowych (np. firmy, które sprzedają maszyny, urządzenia czy specjalistyczny sprzęt jeżdżą do swoich klientów, by uruchomić urządzenie, przeprowadzić instruktaż, zrealizować usługę serwisową lub naprawę)
• organizacja podróży służbowych na potrzeby wyjazdów szkoleniowych:
  • wewnętrznych – do central firmy lub jej oddziałów
  • zewnętrznych – do miejsca, w którym firma szkoleniowa prowadzi dane szkolenie.

Z punktu widzenia rodzaju odbywanych podróży służbowych, możemy wyróżnić:

• Podróże służbowe krajowe
• Podróże służbowe zagraniczne

Dodatkowo organizacja podroży służbowych może obejmować różne środki transportu. Możemy podróżować m. in.:

• samolotem
• pociągiem
• statkiem
• samochodem lub autobusem
• a także korzystać ze środków komunikacji miejscowej

Jak można zauważyć, czynników wpływających na sposób organizacji każdej podróży dla pracowników firm jest sporo. Dodatkowo trzeba zadbać z wyprzedzeniem o rezerwację hoteli, a niejednokrotnie przeprowadzić dodatkowe czynności, by np. zadbać o wymagane dokumenty (np. wizy, ubezpieczenia, potwierdzenia szczepień), co może być szczególnie ważne w przypadku podróży biznesowych „za ocean” czy w bardziej „egzotyczne destynacje”.

Na co zwrócić uwagę, by organizacja podróży służbowych dla pracowników mojej firmy była kompleksowa?

Jeśli Twoja firma, instytucja lub organizacja zdecyduje się na to, by samodzielnie organizować wyjazdy służbowe dla pracowników, z pewnością musisz zwrócić uwagę na szereg ważnych aspektów. Odgrywa to szczególne znaczenie, jeśli będziesz organizował podróż służbową zagraniczną. Wówczas warto, abyś miał na uwadze kwestie, takie jak m. in.:

wyszukanie dostępnych opcji i rezerwacja

1. Wyszukanie optymalnych hoteli dla osób delegowanych w podróż służbową, które charakteryzuje odpowiedni standard i dogodna lokalizacja z punktu widzenia realizacji celu wyjazdu biznesowego (np. obiekty położone blisko targów, czy konferencji, w których uczestniczy Twoja firma).
2. Wyszukanie najbardziej dogodnych połączeń komunikacyjnych (np. lotniczych) dostępnych w odpowiednich terminach, bezpośrednich lub z możliwie najkrótszą liczbą przesiadek.
3. Dokonanie niezbędnych rezerwacji z odpowiednim wyprzedzeniem i uiszczenie przedpłaty (najczęściej) lub gwarancji (poprzez podanie danych firmowej karty kredytowej).
4. Zweryfikowanie budżetu – tzn. czy poziom kosztów, oferowany przez wybrane hotele i przewoźników lotniczych jest akceptowalny i zgodny z polityką Twojej firmy.
5. Czy na pewno otrzymasz fakturę za zamówione usługi; jest to istotne szczególnie, kiedy wynajmuje się apartamenty lub całe domy na dłuższy czas.
6. Sprawdzenie, jakie są warunki rezerwacji w wybranym hotelu, czy można go modyfikować/anulować, a jeśli tak to w jakich terminach
7. Czy w wybranej miejscowości hotel pobiera „city tax” lub i inne opłaty. lokalne, które mogą nie być wliczone w cenę noclegu.
8. Czy agencja lub biuro wystawiające bilety lotnicze jest akredytowanym członkiem IATA.
9. Jakie są warunki taryfy nabywanego biletu lotniczego – czy pozwala np. na zmianę terminu lotu i jaki jest tego koszt.
10. Prawidłowe uzupełnienie danych we wszystkich formularzach rezerwacyjnych, w tym dane podróżnych.

sprawy techniczno-organizacyjne

1. Sprawdzenie czy podróżując po Europie będzie potrzebny ważny paszport (przykładowo, część osób zapomina, że Wielka Brytania nie jest już członkiem Unii Europejskiej i wymagany jest paszport, by zostać wpuszczonym na pokład samolotu).
2. Czy i ewentualnie jakie są specyficzne wymagania odnośnie podróży do danego kraju z punktu widzenia konieczności uzyskania wiz, pozwoleń, szczepień, a także czy nadal obowiązują ograniczenia covidowe itp.
3. Jakie są dozwolone wymiary bagażu podręcznego (i ile sztuk) oraz bagażu rejestrowanego – w zależności od danej linii lotniczej
4. Jakie są godziny pracy recepcji wybranego obiektu noclegowego (okazuje się, że nie wszystkie hotele, szczególnie mniejsze obiekty, oferują całodobową dostępność recepcji); jest to istotne zwłaszcza, kiedy planowane jest późniejsze przybycie i zameldowanie poza standardowymi godzinami lub w weekendy.
5. Jaki jest standard wyposażenia w wybranym hotelu (np. klimatyzacja w pokoju czy pokój dla palących).
6. Jakie są wymagania wypożyczalni (dokumenty, sposób płatności), w której planujesz wynająć samochód na miejscu.
7. Czy wybrany przez Ciebie hotel oferuje transfery z/na lotnisko, jeśli Twoja podróż służbowa tego wymaga.
8. W przypadku podróży samolotem dokonanie z odpowiednim wyprzedzeniem odprawy online i pobranie kart pokładowych na każdy z lotów, zwłaszcza gdy przelot odbywa się tzw. tanimi liniami lotniczymi, które pobierają wysokie opłaty za odprawę na lotnisku.
9. Po odbyciu podróży służbowej musisz pamiętać o odpowiednim rozliczeniu kosztów delegacji w firmie, do czego będą wymagane wszystkie potwierdzenia rezerwacji, bilety oraz faktury i rachunki związane z danym wyjazdem oraz wypełnienie odpowiedniego formularza rozliczeniowego delegacji.

Jak łatwo zauważyć, czynników, które mają wpływ na to, czy Twoja podróż służbowa zostanie w odpowiedni sposób zaplanowana i zorganizowana jest sporo. Musisz o nich pamiętać.

Czy nie warto zatem rozważyć powierzenia kompleksowej organizacji podróży służbowych firmie zewnętrznej, która zajmie się tym kompleksowo i profesjonalnie?

Jakie najważniejsze korzyści uzyska moja firma, jeśli organizacja podróży służbowych będzie realizowana przez zewnętrzny podmiot?

Podjęcie współpracy z firmą zewnętrzną znacząco usprawnia organizację podróży służbowej, co wynika przede wszystkim z uproszczenia sposobu dokonywania rezerwacji, jak również zmniejszenia liczby dokumentów oraz większości formalności i czynności, gdyż to wszystko przejmuje na siebie podmiot zewnętrzny.

Organizacja podróży służbowych przez firmę zewnętrzną przyniesie Twojej organizacji korzyści, takie jak w szczególności:

1. Wszystkie czynności związane z organizacją wyjazdu biznesowego przejmie na siebie zewnętrzny podmiot; dotyczy to m. in. rezerwacji biletów lotniczych, wynajmu hoteli, organizacji transferów lokalnych. itp. – to znacząco usprawni Twoją pracę, oszczędzi Ci czas i pozwoli uniknąć ewentualnych błędów podczas rezerwacji
2. Podmioty zewnętrzne zwykle wyznaczają do Twojej obsługi dedykowaną osobę oraz zapewniają dostęp do całodobowej infolinii – przez 24 godziny, 7 dni w tygodniu – to ułatwi Ci kontakt i sprawi, że będziesz czuł się zaopiekowany na całym etapie podróży oraz będziesz miał mniej formalności i spraw do załatwienia.
3. Za zamówione usługi otrzymasz zbiorczą fakturę z odroczonym terminem płatności; za całość zapłacisz przelewem dopiero po wykonaniu całości zlecenia, a niektóre firmy oferują możliwość dokonania zapłaty nawet do 60 dni – uprości to Twoje rozliczenie, ułatwi księgowanie dokumentów i sprawi, że nie będziesz musiał prosić o osobne dokumenty np. z hoteli, linii lotniczych, czy lokalnych przewoźników.
4. Będziesz mógł zdecydować, w jakiej walucie dokonasz zapłaty za zbiorczą usługę.
5. Otrzymasz niższe ceny rezerwacji i będziesz miał wybór znacznie większej bazy hoteli – dzięki współpracy z wieloma systemami rezerwacyjnymi i bezpośrednim kontraktom z hotelami firma zewnętrzna może zaoferować niższe ceny hoteli, biletów lotniczych oraz zakupu innych niezbędnych dla Ciebie usług, związanych z wyjazdem służbowym
6. W niektórych firmach będziesz mógł skorzystać dodatkowo z programu lojalnościowego – za dokonane rezerwacje będziesz zbierał punkty, które zamienisz na dodatkowy rabat, darmowe noclegi czy karty podarunkowe w sklepach i placówkach usługowych.

Powyżej wskazane korzyści to ważne czynniki, na które powinieneś zwrócić uwagę, podczas podejmowania decyzji, w jaki sposób będziesz organizował podróże służbowe w swojej firmie.

Podsumowanie

Organizacja podróży służbowych jest niezbędnym elementem wspierającym rozwój biznesu, umożliwiając nawiązywanie relacji handlowych, spotkania z klientami, prezentacje na targach i konferencjach oraz utrzymanie relacji z partnerami handlowymi na jak najwyższym poziomie.

Kompleksowe zaplanowanie podróży służbowej wymaga uwzględnienia wielu czynników, takich jak m. in. rezerwacje hoteli, bilety lotnicze, wizy, ubezpieczenia oraz lokalne transfery i opłaty za usługi. Należy zwrócić szczególną uwagę na optymalne połączenia komunikacyjne, standardy noclegów oraz wymagania związane z podróżą do różnych krajów.

Warto rozważyć zlecenie organizacji podróży firmie zewnętrznej, co może przynieść szereg korzyści, takich jak np. oszczędność czasu, uproszczenie formalności, dedykowana obsługa dostępna 24/7, jedna zbiorcza faktura, atrakcyjne ceny rezerwacji oraz możliwość skorzystania z programów lojalnościowych. Dzięki temu, firma może skupić się na realizacji celów biznesowych, a organizacja podróży stanie się bardziej efektywna i mniej obciążająca.

Sprawdź, na jaką pomoc w organizacji podróży służbowych możesz liczyć w Trivium Travel.