Jak rozliczyć podróż służbową pracowników w sposób poprawny? Jak powinno przebiegać rozliczanie podróży służbowych w firmie?

19 sie Jak rozliczyć podróż służbową pracowników w sposób poprawny? Jak powinno przebiegać rozliczanie podróży służbowych w firmie?

„Jak rozliczyć podróż służbową poprawnie?” to częste pytanie, które zadaje sobie wiele osób, stykających się w codziennej pracy z tematyką wyjazdów służbowych pracowników i dokumentacji z nimi związanej.

Rozliczanie podróży służbowych dotyczy wszystkich pracowników firm, podróżujących w celach biznesowych w kraju lub za granicą. Wiąże się z koniecznością skompletowania wymaganych dokumentów przez osobę podróżującą, a następnie poprawnego rozliczenia poniesionych wydatków i ujęcia ich w kosztach działalności przez pracowników administracyjno-księgowych.

Jak rozliczyć podróż służbową? Jakie skompletować dokumenty? Które wydatki i w jakiej wysokości możliwe są do ujęcia w kosztach działalności? Kiedy należne są pracownikom diety lub ryczałty noclegowe? Jakie inne wydatki należy im wypłacić?

To tylko niektóre pytania i problemy, które przysparza rozliczanie podróży służbowych.

W niniejszym artykule spróbujemy spojrzeć szerzej na to zagadnienie i znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w kontekście tego, jak rozliczyć podróż służbową?

Pamiętaj, że podróż służbową możesz zorganizować samodzielnie, ale możesz również skorzystać ze wsparcia podmiotu, który zajmie się tym w sposób profesjonalny i chętnie Cię w tym wyręczy.

Rozliczanie podróży służbowych – ogólnie obowiązujące zasady i przepisy

Podstawowym dokumentem, na podstawie którego dokonywane jest rozliczanie podróży służbowych, jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (link do dokumentu na końcu artykułu – Źródła).

Przepisy wynikające z tego dokumentu odnoszą się zarówno do podróży krajowych, jak i zagranicznych. Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej. Zasady te mają jednak powszechne zastosowanie w codziennej praktyce biznesowej podmiotów komercyjnych, ze względu na obowiązujące limity rozliczania kosztów podatkowych i składkowych.

Własne regulacje wewnętrzne dla firm spoza sfery budżetowej – jak rozliczyć podróż służbową

Podmioty gospodarcze spoza sfery budżetowej mogą wypłacać swoim pracownikom świadczenia z tytułu podróży służbowej wyższe od wskazanych w powyższym rozporządzeniu, ale od nadwyżki muszą wówczas naliczyć podatek i składki.

Tworząc zatem własne regulacje wewnętrzne, jak rozliczyć podróż służbową, firmy muszą pamiętać o trzech zastrzeżeniach:

1. nie wolno ustalić diety za dobę podróży służbowej w kraju i za granicą w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona w powyższym rozporządzeniu,
2. pracodawca powinien pokryć wszystkie niezbędne koszty, które pracownik poniósł w związku z wyjazdem służbowym,
3. zwolnieniom podatkowo-składkowym podlegają rozliczenia związane z podróżą służbową jedynie do wysokości limitów ustalonych na podstawie w/w rozporządzenia; przewidując zatem np. dietę w wyższej wysokości należy rozliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenia społeczne od różnicy pomiędzy dietą należną na podstawie rozporządzenia a wypłacaną zgodnie z przepisami wewnętrznymi w firmie.

Jak rozliczyć podróż służbową pracownika i nie popełnić błędów księgowych?

Poprawne rozliczanie podróży służbowych zwraca uwagę na poniższe aspekty:

1. W przypadku podróży zagranicznej, przed wyjazdem, należy wypłacić pracownikowi zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tychże kosztów. Może być ona wypłacona w walucie obcej albo w złotych (za zgodą pracownika) i wówczas przelicza się ją wg średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.
2. Po zakończeniu podróży pracownik musi się z pracodawcą rozliczyć w ciągu 14 dni. Powinien przedstawić wówczas dokumenty, które potwierdzają poniesione przez niego wydatki, takie jak np. faktury za nocleg czy bilety. Nie musi natomiast dokumentować sposobu, w jaki wydał diety.
3. Jeżeli przedstawienie dokumentu (rachunek, faktura, bilet) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
4. Wypłacona pracownikowi dieta jest zwolniona z podatku dochodowego do wysokości limitu określonego w przepisach. Pracodawca nie uwzględnia jej zatem przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy za pracownika. Jeśli jednak wypłaci pracownikowi dietę ponad limit, wówczas nadwyżka będzie stanowić dla pracownika przychód, od którego należy odprowadzić podatek.
5. Dla pracodawcy taka dieta jest kosztem uzyskania przychodu, również do wysokości limitu określonego w przepisach.

Rozliczanie podróży służbowych – co przysługuje pracownikowi z tego tytułu?

Jeśli wysyłasz pracownika w podróż służbową, musisz pokryć związane z nią wydatki.

Art. 775 § 3 Kodeksu Pracy wskazuje, że pracodawca, który nie należy do sfery budżetowej, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeżeli nie jest nimi objęty – w umowie o pracę.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:

• diety (przy podróży krajowej – ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych – ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków)
• zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jako pracodawca określasz środek transportu w podróży służbowej na terenie kraju oraz za granicą. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu, które poniósł w związku z podróżą służbową, w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami określającymi cenę biletu.

Decydując o tym, jak rozliczyć podróż służbową, możesz wyrazić zgodę, aby pracownik skorzystał w podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) z należącego do niego samochodu osobowego lub motocykla. W takiej sytuacji zwrot kosztów przejazdu, który mu przysługuje stanowi iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr, wynikających z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (link do dokumentu na końcu artykułu – Źródła).

Stawka zależy od rodzaju pojazdu i nie może być niższa niż określona w w/w rozporządzeniu (za 1 km):

• 0,89 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3
• 1,15 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3
• 0,69 zł – dla motocykla
• 0,42 zł – dla motoroweru.

Jako pracodawca zwracasz też inne wydatki związane z podróżą, jeśli były one niezbędne, a pracownik udokumentował ich wysokość. Mogą to być np.: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

Rozliczanie podróży służbowych na terenie kraju

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.

Diety – podróże służbowe krajowe

Dieta krajowa wynosi 45 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży (od dnia 01.01.2023r.). Jest to stawka minimalna, a pracodawca spoza jednostki budżetowej ma prawo ustalić ją na wyższym poziomie, jednakże musi wówczas brać pod uwagę omówione wcześniej kwestie podatkowe.

Jeżeli podróż trwa:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
• ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Jeśli podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę, za każdą rozpoczętą dobę podróży przysługuje pracownikowi dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje 50% diety, natomiast ponad 8 godzin – pełna dieta.

Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się odpowiednio. Za śniadanie należy odjąć 25% diety, za obiad 50% diety, za kolację 25% diety. W przypadku, kiedy zapewniono pracownikowi bezpłatne, całodzienne wyżywienie, dieta nie przysługuje. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem (np. nocleg z wliczonym śniadaniem, którego koszt przy rozliczaniu wydatków należy odjąć od wysokości przysługującej diety).

Noclegi – podróże służbowe krajowe

Za nocleg w hotelu należy zwrócić pracownikowi poniesioną przez niego opłatę potwierdzoną rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety (900 zł).

Jeśli pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety.

Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Dojazdy środkami komunikacji miejscowej – podróże służbowe krajowe

Za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

Pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów w/w dojazdów, wówczas ryczałt pracownikowi nie przysługuje.

Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej

Podobnie jak w przypadku podroży krajowej, rozliczanie zagranicznej podróży służbowej przewiduje określone w przepisach stawki diet i ryczałtów noclegowych. Rozliczeniu podlegają również inne udokumentowane wydatki poniesione przez pracownika, o ile są niezbędne.

Diety – podróże służbowe zagraniczne

Jeśli firma nie posiada własnych regulacji wewnętrznych w zakresie naliczania diet zagranicznych, stosuje się stawki określone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r., zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 2302) – link do dokumentu na końcu artykułu (Źródła).

Wysokość diety w podróży zagranicznej zależy od kierunku podróży – kraju, do którego jedzie pracownik. W przypadku podróży odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Zestawienie stawek diet zawarte zostało w tabeli, stanowiącej załącznik do w/w Rozporządzenia.

Jednocześnie poniżej prezentujemy aktualnie obowiązujące stawki diet oraz limitów noclegowych, obowiązujące na podróże zagraniczne do krajów, do których w podróże służbowe pracownicy wyjeżdżają najczęściej.

PAŃSTWO	WALUTA	KWOTA DIETY	KWOTA LIMITU NA NOCLEG
Niemcy	EUR	49	170
Czechy	EUR	41	120
Francja	EUR	55	200
Niderlandy	EUR	50	150
Włochy	EUR	53	172
Szwecja	SEK	459	1800
Dania	DKK	446	1430
Wielka Brytania	GBP	45	220
Hiszpania	EUR	50	200

Jako pracodawca możesz ustanowić inne limity, niż wynikające z w/w przepisów, jednakże:

1. minimalna kwota diety w podróży zagranicznej nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na terenie kraju,
2. jeśli ustalasz i wypłacasz pracownikowi dietę ponad limit określony we wskazanym wyżej rozporządzeniu, nadwyżka będzie dla niego przychodem, od którego zapłaci podatek.

Diety – rozliczanie zagranicznej podróży służbowej a czas jej trwania

Jeżeli podróż trwa:

• do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
• między 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jak obliczamy czas trwania zagranicznej podróży służbowej?

• dla podróży lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju
• dla podróży lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju
• dla podróży morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dieta nie przysługuje, jeśli pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie w wysokości diety.

Jeśli należność ta jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości diety.

Jeśli natomiast ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje mu 25% diety.

Kwotę diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Dotyczy to także usług hotelarskich (np. nocleg z wliczonym śniadaniem, dla którego koszt śniadania musimy odjąć od wysokości przysługującej diety). Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej przyjmuje w tym zakresie założenie, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja – 30% diety, co należy uwzględnić w rozliczeniu.

Noclegi – podróże służbowe zagraniczne

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale nie więcej niż do limitu określonego w rozporządzeniu (analogicznie, jak w przypadku diet w podróży zagranicznej).

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Dla każdego kraju ustalony jest odrębny limit. Zestawienie stawek limitów za nocleg, obowiązujących na podróże służbowe zagraniczne do poszczególnych państw, zawarte zostało w tabeli, stanowiącej załącznik do w/w rozporządzenia.

Pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów noclegu, jeśli sam zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg lub robi to zagraniczny kontrahent.

Dojazdy i przejazdy  środkami komunikacji miejscowej – podróże służbowe zagraniczne

W miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik nocował w trakcie podróży zagranicznej, przysługuje mu ryczałt w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. W przypadku dojazdu tylko w jedną stronę, ryczałt wynosi 50% diety.

Ponadto na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

W/w ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem, ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi tychże kosztów.

Koszty leczenia – podróże służbowe zagraniczne

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów np. za leki, których nabycie za granicą nie było konieczne. Nie może też wystąpić o zwrot kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

Podsumowanie

Rozliczanie podróży służbowych stanowi niezbędny ich element. W przypadku delegowania pracowników w firmach wymagana jest znajomość stosownych rozporządzeń, prawa pracy, jak również przepisów podatkowych i zasad księgowania wydatków.

Należy także zwrócić uwagę na dopilnowanie spraw formalnych, takich jak np. wypłata zaliczki pracownikowi przed wyjazdem w podróż zagraniczną oraz zwrócenie uwagi na skompletowanie dokumentów, potwierdzających wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej.

Dodatkowo, aby mieć możliwość ujęcia wszystkich poniesionych kosztów od strony księgowej, należy przestrzegać wynikających z przepisów limitów (diety, noclegi), jak również poprawnie ująć rachunki, faktury lub inne równoważne księgowo dokumenty, które potwierdzają wydatki poniesione podczas delegacji.

W przypadku podróży służbowej krajowej i zagranicznej obowiązują nieco inne wytyczne, o czym należy pamiętać, aby odpowiednio poinstruować pracownika, a następnie poprawnie skompletować dokumenty i rozliczyć poniesione w trakcie podróży koszty.

Pytanie „jak rozliczyć podróż służbową poprawnie?” jest zatem jak najbardziej zasadne. A żeby móc na nie odpowiedzieć, należy wcześniej zapoznać się z odpowiednimi dokumentami, z których wynikają szczegółowe regulacje.

Współpraca z pośrednikiem zajmującym się organizacją podróży służbowych zdecydowanie ułatwi też późniejsze rozliczanie delegacji w firmie. Faktury za noclegi i środki komunikacji publicznej, bilety i vouchery otrzymywane od jednej firmy, ułatwiony kontakt w sprawie braków w dokumentacji przygotowanej przez pracownika, zapewnią sporą oszczędność czasu podczas rozliczania podróży służbowych.

Rozliczanie podróży służbowych następuje jednak już po zakończeniu wyjazdów, natomiast jeśli w tym momencie planujesz organizację podróży służbowych na terenie kraju lub za granicą i chciałbyś znaleźć partnera, który obsłuży Cię w tym zakresie kompleksowo ?

Sprawdź, na jaką pomoc możesz liczyć w Trivium Travel !

Źródła:

1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
3. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
4. Biznes.gov.pl – Wydatki związane z podróżami służbowymi przedsiębiorcy i pracownika
5. RP.pl – Podróże służbowe: firma może ustalić wyższe stawki delegacyjne