Turystyka biznesowa – na czym polega, kto korzysta, jak zorganizować?

20 sie Turystyka biznesowa – na czym polega, kto korzysta, jak zorganizować?

Turystyka biznesowa to jedna z najstarszych form turystyki, obejmująca wyjazdy osób, które podróżują i przebywają w celach dotyczących ich pracy poza swoim codziennym otoczeniem.

Zwykle obejmuje ona uczestnictwo w konferencjach, kongresach, spotkaniach biznesowych czy imprezach wystawienniczych (targi), ale także podróże o charakterze zawodowym, w trakcie których osoby wyjeżdżające zaspokajają również w czasie wolnym potrzeby rozrywki, wypoczynku, wzbogacenia wiedzy czy poznawania nowych miejsc, korzystając z infrastruktury turystycznej.

Początkowo podróże biznesowe nie były określanie jako turystyka, jednak Światowa Organizacja Turystyki (UNWTO) dokonała zmiany w tym zakresie, ze względu na rolę, którą wyjazdy służbowe zaczęły odgrywać na światowym rynku.

Globalizacja gospodarki i postępująca ekspansja eksportowa spowodowały zatem, że turystyka biznesowa zyskała na znaczeniu.

Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat turystyki biznesowej lub zorganizować i kompleksowo obsłużyć wyjazd służbowy dla pracowników Twojej firmy

Czym jest turystyka biznesowa i co obejmuje?

Turystyka biznesowa to zatem specyficzny segment rynku turystycznego, który koncentruje się na organizacji podróży i wydarzeń związanych z działalnością zawodową i biznesową.

Obejmuje ona 3 podstawowe działy:

1. Podróże służbowe – indywidualne podróże służbowe (delegacje) wybranych pracowników lub właścicieli firm, w celu nawiązania kontaktów biznesowych lub zawierania kontraktów.

2. MICE:

1. Meetings – spotkania biznesowe
2. Incentives – wyjazdy motywacyjne
3. Conferences – konferencje i kongresy
4. Events – targi, wydarzenia, wystawy

3. Wyjazdy integracyjne dla pracowników firm.

Ponadto do turystyki biznesowej zaliczyć można także:

1. Wyjazdowe spotkanie firmowe – wyjazdowe posiedzenia zarządu i narady.
2. Szkolenia firmowe – zajęcia, które mają na celu uzyskanie, uzupełnienie lub doskonalenie przez pracowników umiejętności i kompetencji lub ogólnych kwalifikacji, potrzebnych do wykonywania pracy.
3. Turystykę korporacyjną – imprezy oraz inne podróże służbowe, które są  organizowane dla specjalnych gości, partnerów biznesowych lub klientów (często gratisowo lub na preferencyjnych zasadach), mające na celu budowanie pozytywnych relacji i rozwijanie sieci kontaktów zawodowych.

Turystyka biznesowa – co ją charakteryzuje?

Turystyka biznesowa jest jedną z najlepiej rozwijających się gałęzi turystyki. Ma ona zróżnicowany charakter, jeśli chodzi o rodzaj wyjazdów, a firmy wykazują zapotrzebowanie na usługi w tym zakresie.

Najważniejsze cechy, które wyróżniają turystykę biznesową to:

1. Cel podróży: głównym celem jest praca, rozwój zawodowy lub działalność gospodarcza, nie natomiast wypoczynek. Może to być np. udział w konferencji, szkoleniu, spotkaniu z klientem lub prezentacja produktu na targach.
2. Organizacja i logistyka: turystyka biznesowa często wymaga bardziej zaawansowanej organizacji, obejmującej rezerwacje hotelowe, bilety lotnicze, transport lokalny, catering, wynajem sal konferencyjnych i wiele innych usług. Wiele firm korzysta z usług specjalistów lub agencji turystycznych, aby zorganizować takie wyjazdy.
3. Czas trwania: wyjazdy biznesowe mogą trwać od jednego dnia do nawet kilku tygodni, w zależności od celu podróży. Zazwyczaj są to jednak krótkoterminowe wizyty, związane z określonym eventem lub spotkaniem biznesowym.
4. Segmentacja rynku: klienci w tej branży są zróżnicowani; mogą to być zarówno duże korporacje, jak i małe i średnie przedsiębiorstwa, organizacje non-profit, a także instytucje rządowe.
5. MICE: turystyka biznesowa jest ściśle związana z pojęciem MICE, czyli Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions. MICE to sektor obejmujący organizację m. in. spotkań biznesowych, wyjazdów motywacyjnych, konferencji oraz wystaw i targów.
6. Znaczenie gospodarcze: turystyka biznesowa ma istotne znaczenie dla gospodarki, zwłaszcza w miastach i regionach, które są ośrodkami wydarzeń o charakterze biznesowym. Generuje znaczne przychody nie tylko dla sektora hotelarskiego, ale także dla restauracji, transportu, agencji eventowych oraz innych usług związanych z organizacją pobytu.
7. Nowe trendy: w ostatnich latach zauważalny jest wzrost znaczenia „bleisure” – połączenia podróży biznesowych z rekreacyjnymi, gdzie pracownicy przedłużają swoje pobyty, aby móc spędzić dodatkowy czas na zwiedzaniu i relaksie.
8. Technologia: coraz częściej w turystyce biznesowej wykorzystywane są nowoczesne technologie, takie jak np. aplikacje mobilne do zarządzania podróżą, platformy do organizacji konferencji online, a także systemy rezerwacyjne i zarządzania wydatkami.

Co jeszcze wyróżnia turystykę biznesową?

Turystykę biznesową charakteryzują ponadto:

1. Specjalizacja hoteli przyjmujących gości biznesowych.
2. Brak sezonowości w przypadku standardowych podróży służbowych.
3. Mniejsza wrażliwość na ceny usług.
4. Biznesowy powód organizacji określonego typu wyjazdu służbowego.

Turystyka konferencyjno-kongresowa jako ważny element usług turystycznych dla firm

Turystyka konferencyjno-kongresowa obejmuje zorganizowane wyjazdy na wydarzenia, takie jak m. in.: konferencje, kongresy, seminaria, targi czy wystawy. Stanowi ona ważny element turystyki biznesowej. Nazywana jest także turystyką spotkań.

W przypadku tej grupy usług zwracają uwagę cechy, takie jak m. in.:

1. Często grupowy charakter wyjazdów, co odróżnia ją od typowych indywidualnych podróży służbowych.
2. Większa elastyczność w organizacji spotkań, mających na celu nawiązanie relacji handlowych.
3. Możliwość wymiany doświadczeń w trakcie meetingów czy eventów, jak również nawiązywania kontaktów biznesowych w ramach networkingu.
4. Towarzyszące wydarzenia kulturalne lub rozrywkowe (np. wizyty w teatrze, galerii czy muzeum lub uczestnictwo w lokalnych występach artystycznych czy imprezach dla uczestników) pozwalają pracownikom na poznanie lokalnej kultury, a także sprzyjają nawiązywaniu relacji biznesowych i wpływają na ich trwałość.

Kto najczęściej korzysta z usług turystyki biznesowej?

Z usług turystyki biznesowej najczęściej korzystają różne grupy zawodowe oraz organizacje, które regularnie uczestniczą w wydarzeniach, związanych z działalnością biznesową. Do głównych kategorii osób i organizacji, które są najczęstszymi klientami tego sektora należą:

1. Duże przedsiębiorstwa i korporacje

• Kadra zarządzająca: dyrektorzy, menedżerowie wyższego szczebla oraz członkowie zarządów, którzy regularnie podróżują na spotkania biznesowe, negocjacje czy wizyty w oddziałach firm na całym świecie.
• Pracownicy działów sprzedaży i marketingu: udział w targach, wystawach, konferencjach oraz spotkaniach z klientami jest nieodłącznym elementem ich pracy.
• Specjaliści techniczni: inżynierowie, programiści i specjaliści IT często podróżują, aby wdrażać projekty, przeprowadzać szkolenia czy serwisować sprzęt w różnych lokalizacjach.

2. Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP)

• MŚP często korzystają z turystyki biznesowej w celu nawiązywania kontaktów z partnerami, negocjacji kontraktów, udziału w branżowych targach oraz rozwijania działalności na nowych rynkach. Ich właściciele czy pracownicy odpowiedzialni za funkcjonowanie określonych działów lub komórek także realizują obowiązki, które wiążą się z koniecznością zorganizowania wyjazdów służbowych lub uczestnictwa w określonych wydarzeniach.

3. Organizacje międzynarodowe i non-profit

• Organizacje międzynarodowe, takie jak np. ONZ, Bank Światowy, czy inne instytucje non-profit, regularnie organizują i uczestniczą w międzynarodowych spotkaniach, konferencjach i misjach, wymagających podróży.

4. Rządy i instytucje publiczne

• Przedstawiciele rządów, dyplomaci, urzędnicy państwowi, a także przedstawiciele organizacji międzynarodowych często biorą udział w oficjalnych wizytach, spotkaniach, negocjacjach międzypaństwowych oraz innych wydarzeniach, które wymagają podróży służbowych.

5. Sektor MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions)

• Uczestnicy konferencji i kongresów: naukowcy, eksperci branżowi, dziennikarze oraz inni specjaliści, którzy biorą udział w branżowych wydarzeniach i konferencjach na całym świecie.
• Uczestnicy podróży motywacyjnych (incentive travel): pracownicy firm, którzy zostali nagrodzeni za wyniki w pracy, często także uczestniczą w wyjazdach motywacyjnych, organizowanych przez pracodawców.

6. Freelancerzy i niezależni specjaliści

• Niezależni konsultanci, doradcy, trenerzy oraz inni profesjonaliści, którzy oferują swoje usługi na międzynarodowym rynku, często podróżują w ramach współpracy z klientami.

7. Sektor edukacyjny

• Nauczyciele akademiccy, studenci studiów doktoranckich oraz naukowcy także uczestniczą w konferencjach, sympozjach, warsztatach i innych wydarzeniach naukowych, odbywających się w różnych częściach świata, które stanowią wyjazdy służbowe.

W jaki sposób najlepiej korzystać z usług turystyki biznesowej?

Aby skutecznie korzystać z usług turystyki biznesowej, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów, takich jak m. in. wybór odpowiednich usługodawców, zaplanowanie podróży z odpowiednim wyprzedzeniem oraz skorzystanie z nowoczesnych narzędzi do organizacji i zarządzania podróżami służbowymi.

Poniżej wskazanych zostało kilka możliwości, gdzie i w jaki sposób najlepiej skorzystać z usług turystyki biznesowej:

1. Współpraca z wyspecjalizowanymi w turystyce biznesowej biurami podróży

• Biura podróży specjalizujące się w turystyce biznesowej: Takie podmioty mają doświadczenie w organizacji podróży biznesowych. Oferują kompleksowe usługi, od rezerwacji lotów, pokoi hotelowych i sal konferencyjnych, przez organizację transportu lokalnego, po zarządzanie logistyką spotkań i konferencji.
• Usługi concierge: Niektóre biura podróży oferują usługi concierge, które zapewniają indywidualne wsparcie w trakcie podróży, w tym organizację dodatkowych atrakcji czy pomoc w nagłych sytuacjach.

2. Korzystanie ze specjalistycznych platform, aplikacji i systemów rezerwacyjnych

• Portale do zarządzania podróżami służbowymi: Specjalne platformy i systemy rezerwacyjne umożliwiają kompleksowe zarządzanie podróżami służbowymi. Są dedykowane do obsługi firm, oferując szeroką bazę przystosowanych do potrzeb biznesowych hoteli i ofert lotów, jak również dedykowaną obsługę. Dzięki temu oszczędzisz czas i pieniądze. Przykładem takiego systemu jest Travel Partner.

3. Wybór odpowiednich lokalizacji

• Centra biznesowe w dużych miastach: Najlepsze miejsca na korzystanie z usług turystyki biznesowej to duże miasta z rozwiniętą infrastrukturą biznesową lub targową, takie jak np. Frankfurt, Mediolan, Monachium, Nowy Jork, Londyn, Paryż, Singapur czy Dubaj. Miasta te oferują szeroki wybór hoteli dla biznesu, centrów konferencyjnych i dogodnych połączeń transportowych.
• Hotele i centra konferencyjne: Wybierając miejsce na spotkanie lub konferencję, warto zwrócić uwagę na hotele i centra konferencyjne, które oferują specjalne pakiety dla biznesu, w tym dostęp do sal konferencyjnych, technologii audio-wideo, cateringu oraz wsparcia technicznego.

4. Korzystanie z programów lojalnościowych

• Programy lojalnościowe linii lotniczych, hoteli czy biur turystycznych: Wiele linii lotniczych, sieci hotelowych czy nawet biur organizujących wyjazdy biznesowe, oferuje programy lojalnościowe, które pozwalają na zbieranie punktów za podróże służbowe, które można następnie wymieniać na różne korzyści, takie jak np. podniesienie klasy lotu, dostęp do saloników lotniskowych, zniżki na przyszłe rezerwacje czy darmowe noclegi lub zakupy u wybranych partnerów. Przykładem takiego programu lojalnościowego jest Travel Premium Club, oferowany przez Trivium Travel.

5. Organizacja wyjazdów motywacyjnych i integracyjnych

• Incentive travel: Jeśli planujesz wyjazd motywacyjny lub integracyjny dla pracowników, warto skorzystać z usług podmiotów, specjalizujących się w organizacji tego typu wyjazdów. Takie firmy pomagają zaplanować nie tylko logistykę, ale także program atrakcji i aktywności, które będą wspierać cele motywacyjne i integracyjne.

6. Usługi dodatkowe

• Ubezpieczenie podróży: Nie zapominaj o ubezpieczeniu się na czas podróży, które jest kluczowe w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, takich jak opóźnienia lotów, choroba, czy utrata bagażu.
• Wsparcie językowe i kulturowe: W przypadku podróży do krajów o odmiennych kulturach, warto skorzystać z usług doradczych w zakresie różnic kulturowych i językowych, co ułatwi negocjacje i komunikację z lokalnymi partnerami.

Podsumowanie

Łatwo zauważyć, że turystyka biznesowa jest kluczowym segmentem rynku turystycznego, który nieustannie rozwija się wraz z globalizacją gospodarki. Umożliwia rozwój zawodowy, nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów oraz realizację projektów na arenie międzynarodowej.

Obejmuje różnorodne formy wyjazdów, związanych z działalnością zawodową, takie jak np. podróże służbowe, konferencje, spotkania biznesowe, czy wyjazdy motywacyjne i integracyjne.

Jej specyfika polega na bardziej zaawansowanej organizacji i logistyce, braku sezonowości oraz mniejszej wrażliwości na ceny.

Turystyka biznesowa ma istotne znaczenie dla gospodarki, a jej uczestnikami są przedstawiciele wielu branż i podmiotów różnej skali, w tym duże korporacje, małe i średnie przedsiębiorstwa, organizacje międzynarodowe, rządy, a także niezależni specjaliści.

Aby efektywnie korzystać z jej usług, warto współpracować z wyspecjalizowanymi biurami podróży, korzystać z nowoczesnych narzędzi do zarządzania podróżami oraz wybierać odpowiednie lokalizacje i programy lojalnościowe.

Dowiedz się, jaką specjalistyczną pomoc w zakresie turystyki biznesowej może zaoferować Ci Trivium Travel